Tietosuoja

Tämä on Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22, 30 ja 34 artikla) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja. Laadittu 25.5.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syöte
Syötekeskuksentie 126, 93280 Syöte
Puhelin: 08 815 4000, sähköposti: myyntipalvelu@pikkusyote.fi

Henkilötietojen käsittelijä: Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syöte Oy
Y-tunnus: 0502368-2

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt

Vuolle Setlementti ry konsernin Tietosuojavastaava Pirjo Kurkela, p. 044 786 1632.

Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen tietosuojayhteyshenkilö:
Sari Kasvi
Syötekeskuksentie 126, 93280 Syöte
Puhelin: 044 786 1679, sähköposti: sari.kasvi@pikkusyote.fi

3. Rekisterin nimi

Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen olemassa olevien ja mahdollisten asiakkaiden tietoja käsittely. Asiakkaalla tarkoitetaan myös yrityksiä, yhteisöjä, kouluja ja muita palveluja käyttäviä ryhmiä tai yksittäisiä asiakkaita. Pikku-Syötteen asiakkaan ja Pikku-Syötteen välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen, oppilaiden asiakaspalvelun sekä vuorovaikutuksen ja niihin liittyvän viestinnän sekä markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
  • Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi, hotellivarausjärjestelmän tilastojen ylläpito sekä muut Pikku-Syötteen toiminnan ylläpitämisen ja kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
  • Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely.
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
  • Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 tarkemmin kuvattuna tarkemmin tietojen profilointitarkoitukset.

5. Tietosisältö

Asiakasrekistereihin voi olla tallennettuna seuraavaa käyttötarkoituksen mukaista tietoa:

  • Henkilön nimi, sukupuoli, henkilötunnus, osoite, kotimaa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, kotikunta, kansalaisuus, sekä yhteystiedot edustamassaan yrityksessä tai organisaatiossa.
  • Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, kulloinkin voimassa olevan asiakkuuden voimassaoloaika, sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa.
  • Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot esim. asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot.
  • Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.
  • Tietoa henkilöistä, jotka ovat palvelleet rekisteröityä. Ammattihenkilöitä, palveluita, toimintayksiköitä ja muita seikkoja koskevia muita toivomuksia tai muistiinpanoja.
  • Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
  • Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
  • Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
  • Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

Tiedot poistetaan Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen tietojärjestelmistä, kun käyttötarkoitus tai lainvelvoittama säilytysaika päättyy tai asiakas/käyttäjä haluaa ne poistettavan eikä sille ole lainmukaista estettä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääosin asiakkailta itseltään.

Tämän lisäksi on mahdollista, että Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syöte, Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen sidosryhmät ja ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit sekä muut asianmukaiset lähteet ovat tietolähteitä.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä, tuotteiden ja palvelujen käytön yhteydessä, asiakaspalvelun yhteydessä sekä asiakkaan osallistuessa toiminnan kehitykseen, tutkimuksiin tai kyselyihin.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen tietojärjestelmiin myös verkkopalvelun, varausten teon tai muiden yhteydenottojen yhteydessä.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa markkinoinnin toteuttamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille kohderyhmien muodostamiseksi markkinointiyhteistyökumppaneiden palveluissa.

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen kuluttaja-asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötietoja käsittelevät vain Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat yrityksen palveluksessa, sekä yrityksen toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Henkilötietojen käsittelijät tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

10. Profilointi

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Pikku-Syöte voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profilointi ei tarkoita henkilötietojen vertailua tai henkilökohtaisten tietojen luovuttamista vaan tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä. Profilointi voi liittyä asiakassuhteiden analysointiin, ryhmittelyyn ja raportointiin sekä Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syötteen liiketoiminnan kehittämiseen liittyviin tarkoituksiin.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tämä voi tarkoittaa asiakassuhteen katkeamista. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteella:

Nuoriso- ja vapaa-ajankeskus Pikku-Syöte
Tietosuojavastaava, henkilötietojen tarkastuspyyntö
Syötekeskuksentie 126, 93280 Syöte.

Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakas voi antaa suostumuksensa suoramarkkinointiin

  • Sähköpostiin
  • Matkapuhelimeen
  • Postiosoitteeseen

Asiakas voi kieltää

  • Henkilökohtaisen postiosoitteellisen suoramarkkinoinnin